做外贸、搞跨境的朋友，第一次碰国际海运订舱是不是越看越懵？要准备的资料一堆，流程步骤绕来绕去，整柜和拼箱还不是一个玩法，稍不留意漏了个文件、错过了时间点，就可能被甩柜、改船，损失真不小。接下来，深圳开云物流将为您详细解答，希望对您有所帮助。

先搞懂：订舱必带资料，少一样都可能卡壳！

订舱这事儿，资料是基础，没备齐根本没法推进。咱们按优先级排，先把核心的准备好：

核心基础资料是所有订舱都离不开的 “标配”。首先得有订舱委托书（也就是常说的托书），这可是 “通行证”，上面发货人、收货人、通知人的公司名、地址、电话这些信息，一个字都不能错；起运港、目的港、要走的柜型（整柜是 20GP/40GP 这些，拼箱就报方数和重量）、货物品名（中英文都得有）、HS 编码、包装方式、毛重净重、预计装货时间、贸易条款（FOB/CIF 这些），还有要不要电放、有没有敏感货、需不需要保险，都得写清楚。

另外，商业发票、装箱单也得准备好，有些货代或船公司订舱时就要预审；出口方得有进出口权和 10 位海关注册号，进口方那边，像美国要 IRS 号、欧盟要 EORI 号，订舱时能提供最好，清关前补齐也可以。

特殊货物别大意！这些补充资料不能少

如果你的货是敏感货、危险品或者大件货，那可不能按普通货来准备，得额外加 “证明”：

带电的货（比如带电池的电子产品）要提供 UN38.3 报告和 MSDS；带磁的得有消磁证明；液体、粉末类要 MSDS 和运输鉴定报告；食品得有生产许可证和卫生证；化妆品要备案号和 MSDS。

要是危险品，危包证、MSDS、危险品申报单（DGD）是必备的，有些船公司还要求贴 IMO 标签；大件或超限货，得给尺寸图（长 × 宽 × 高）、重量、吊装方案，部分港口或船公司还需要提前审批超限申请；还有些货需要配额、商检、濒危物种证这些，得按 HS 编码和目的国的要求来准备。

订舱后补料：这俩资料千万别逾期

订舱不是交了基础资料就完了，后续还有关键补料，逾期可是要出问题的：

一个是提单补料（SI），截单前必须提交最终确认的信息，包括发货人、收货人、货物描述、柜号封条号、唛头这些，一旦确认再改单，大概率要收费，所以第一次给的时候就尽量核对清楚。

另一个是 VGM（集装箱重量验证），整柜货必填！装柜后 24 小时内必须提交，是货重 + 柜重 + 包装重的总和，误差超过 ±5%，船公司直接不让装船，这点一定要记死。

还有出口报关资料，报关单、发票、箱单、合同，需要商检的还要商检单，按 HS 编码准备好申报要素，截关前交给报关行就行。

订舱全流程：从申请到装船，一步都别错！

资料备齐了，就按步骤走流程，跟着来就不会乱：

第一步，准备资料 + 选对合作伙伴。先把上面说的资料整理好，然后选货代或船公司 —— 整柜可以直接找马士基、MSC 这些船公司，或者一级货代；拼箱建议选有稳定资源、目的港网络全的货代，靠谱最重要。询价的时候别只问海运费，要让对方报全包价（含附加费、本地费），还有船期、截关截单截港时间，都问清楚。

第二步，提交申请 + 拿订舱确认。把订舱委托书发给选定的货代或船公司，他们会审核舱位、货物是否合规、航线匹配度。审核过了，会给你订舱确认书（S/O），上面有船名航次、提单号，还有关键的截单、截关、截港时间，整柜会告诉你提柜地点、EIR 号和还柜地点，拼箱会给入仓号、地址和入仓截止时间。记住，这三个截止时间的顺序是截单 > 截关 > 截港，必须按顺序完成，错过一个就可能被甩柜或改船。

第三步，装货 / 入仓：整柜和拼箱差别挺大！整柜是货代凭 S/O 申请提柜单（EIR），拖车行去码头提空柜，拉到你的工厂或仓库装货、贴封条，然后在截港前把重柜还回指定码头，拿到还柜回执，装柜后 24 小时内提交 VGM。拼箱就简单点，按货代要求，在入仓截止时间前，把货送到指定的拼箱仓库，带上入仓号和货物信息，仓库收货运后会称重、量方、贴标，然后和其他去同一目的港的货拼成长柜。

第四步，补料 + 报关。截单前提交提单补料，截关前让报关行向海关申报，海关审核没问题就放行，要是需要查验，配合提供补充资料就行。整柜可以单柜报关，也能多柜合并报；拼箱一般是货代统一整柜报关，分票出报关单。

第五步，装船 + 拿提单。海关放行后，码头会把重柜吊到指定船上，装船后船公司会出具正式提单（正本或电放），货代把提单复印件或电放号发给你。最后按约定结算所有费用，结清后货代才会释放提单，正本会寄给你，电放的话就给电放号和保函。

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